Rekisteriseloste
Tietosuojaselosteessamme selvitämme, mitä asiakas- ja toimittajatietoja ja miksi kyseisiä tietoja kerätään.
1. Rekisterinpitäjä
Filterpak Oy
Y-tunnus: 0964874-3
Hangonkyläntie 67, 10900 Hanko
019-2482518 / myynti@filterpak.fi
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Peter Nordlund
Hangonkyläntie 67, 10900 Hanko
0400 815 871
peter.nordlund@filterpak.fi
2. Rekisterien nimet
Filterpak Oy:n asiakas- ja toimittajarekisteri
3. Asiakas- ja toimittajatietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Filterpak Oy:n asiakas- ja toimittaja rekistereiden ylläpitämisen ensisijainen peruste on asiakas- ja toimittajasuhteiden ylläpitäminen. Asiakas- ja toimittajarekisterin ylläpitäminen on välttämätöntä toimeksiantojen toteuttamisen kannalta. Tietoja käsitellään heidän suostumuksellansa, joka katsotaan annetuksi, kun asiakas tai toimittaja jakaa/luovuttaa tietonsa Filterpak Oy:lle.
Asiakas- ja toimittajatietoja voidaan käsitellä Filterpak Oy:ssä seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- asiakas- ja toimittajasuhteen hoitamiseen sekä niiden ylläpitämiseen että seurantaan
- tuotteiden tai palveluiden tarjoamiseen, suunnitteluun, tuottamiseen sekä toimittamiseen
- ostojen toteuttamiseen
- tilausten ja laskujen käsittelyyn sekä muihin tarvittaviin yhteydenottoihin
- Rekisteriin tallennettavat tiedot
Asiakas- ja toimittajarekisterit sisältävät seuraavat tiedot:
Yhteystiedot, kuten:
- yhteyshenkilöiden nimi, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero
- osoite
- kielikoodi
- y-tunnus
Asiakastiedot (tilaus-/ostotiedot):
- tiedot ostetuista tuotteista / palveluista sekä erikseen asiakkaan/ toimittajan kanssa sovituista käytännön asioista tilauksiin liittyen ja asioiden hoitamiseen
Asiakasrekisterin laskutustiedot-osiossa löytyy tietoja kuten:
- laskutusosoite
- laskutustapa
- tilinumero
- tiedot maksuista
- eräpäivä
- laskunsaaja
Muuta kerättyä tietoa:
- palautteet ja reklamaatiot
- tarjoukset
- tilaukset (myynti- ja ostotilaukset)
- asiakkaan ja toimittajan antamat tiedot, jolla voidaan taata tuotteen ja/tai palvelun toimittamisen asianmukaisuuden
Säästämme myös tietoja, kuten messuilta kerättyä tietoa, asiakas ja toimittaja tapaamisilta, kuten potentiaalisten asiakkaiden/ toimittajien tietoja. Nämä tiedot säästetään asiakkaan tai toimittajan suostumuksella.
Tämän lisäksi, säästyy Filterpak Oy:n tietojärjestelmään tilaus- ja ostotiedot.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä asiakkaalla tai toimittajalla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: peter.nordlund@filterpak.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja asiakas- ja toimittajarekisteriin on tallennettu. Asianomainen voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot pyynnöstä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely tai tallentaminen ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai toimittaja suhteeseen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen ja pyytää tietojen poistamista.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle tai rekisterin ylläpitäjälle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Toimitettavien tietojen tulisi sisältää tiedot tietolähteiden luonteesta (esim. onko kyseessä julkisesti vai yksityisesti ylläpidetty tietolähde).
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- asiakkaalta tai toimittajalta itseltään suhteen syntyessä
- asiakkaalta tai toimittajalta itseltään verkkolomakkeen kautta
- tietoja voidaan myös kerätä julkisista ja kaupallisista rekistereistä
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta Filterpak Oy:n ulkopuolelle muuta kuin luvalla tai erillisen suostumuksen mukaisesti. Tietoja ei myöskään siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Käsittelyn kesto
Asiakas- ja toimittajatietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus- tai toimittajasuhde on voimassa ja kunnes peruste tietojen säilyttämiselle päättyy. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakas- ja toimittajarekisteriä käsittelevät Filterpak Oy:n työntekijät. Toiminnanohjausjärjestelmän IT-tuen hoitaa toimittaja itse ja kirjanpito on ulkoistettu kolmannelle osapuolelle.
Toiminnanohjausjärjestelmämme toimittajalla on pääsy järjestelmäämme vika tiloissa, sekä tilitoimistolla on pääsy reskontraamme kirjanpitoon liittyvissä asioissa. Takaamme sopimusjärjestelyin, että asiakas- ja toimittajatietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Manuaalinen materiaali säilytetään lukitussa tilassa, johon oikeuden saaneiden henkilöiden pääsy on erikseen säädelty.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Kysymyksiä?
Vastaamme tätä tietosuojaselostetta ja asiakas- sekä toimittajatietojen käsittelyä koskevia käytäntöjämme koskeviin tiedusteluihin sähköpostilla myynti@filterpak.fi.
Filterpak Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöä kirjallisesti ja henkilön henkilöllisyyttä voidaan tarpeen vaatiessa varmentamaan ennen muita toimenpiteitä.
- Tietosuojaselosteen muuttuminen
Kehitämme toimintaamme jatkuvasti, joten pidätämme oikeuden muuttamaan kyseistä tietosuojaselostetta vastamaan todellisuutta. Muutokset voivat myös riippua muuttuneesta lainsäädännöstä.